ICDL4 - آموزش کامپیوتر گام به گام قسمت 4 - آموزش Excel

[SanBoY]

ويرايش سطر و ستون


اضافه كردن سطر :

روش اول :

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Row را انتخاب مي كنيم .

روش دوم:

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جدي قبل از آن اضافه شود كليك راست مي كنيم .

2- از منوي باز شده Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته :

سطرهاي زيرين به پايين رانده مي شوند .

[SanBoY]

اضافه كردن ستون :

روش اول:

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Column را انتخاب مي كنيم .

روش دوم :

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود راست كليك مي كنيم .

2- گزينه Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته : ستون قبلي به جلو رانده مي شود.

اصطلاح : از Insert Row براي اضافه كردن سطر و از Insert Column براي اضافه كردن ستون استفاده مي شود .

[SanBoY]

تغيير ارتفاع سطر:

براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش مي توان عمل كرد :

روش اول:

كافي است به مرز بين سطر بعدي رفته تا مكان نما به صورت يك فلش دو سر درآيد . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag مي كنيم . در حين Drag كادر كوچكي ظاهر مي شود كه اندازه سطر را نشان مي دهد .

روش دوم:

در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم مي شود . براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row

3- انتخاب گزينه Height

4- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد مي كنيم .


نكته : به طور پيش فرض ارتفاع سطر 12.75 مي باشد .

[SanBoY]

تغيير پهناي ستون :

براي تغيير پهناي ستون به يكي از دو روش زير عمل مي كنيم :

روش اول :

كافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag مي كنيم .

روش دوم:

در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم مي كنيم . براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه Width

4- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد مي كنيم .


نكته :

به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43 مي باشد .

تغيير پهناي استاندارد ستون :

مي دانيم كه پهناي استاندارد ستونها 8.43 مي باشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را كم يا زياد كنيم به ترتيب زير عمل مي كنيم :

(فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال مي شود كه پهناي آنها را تغيير نداده باشيم .)

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه standard Width

4- در كادر باز شده پهناي ستون را وارد مي كنيم .

[SanBoY]

مخفي كردن ستون يا سطر:

مي توانيم يك سطر يا ستون را مخفي كنيم تا محتويات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

3- انتخاب گزينه Hide

نمايان ساختن سطر يا ستون مخفي شده :

اگر بخواهيم سطر يا ستون مخفي شده را از حالت مخفي خارج كنيم مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفي شده

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

4- انتخاب گزينه Unhide

[SanBoY]

تغيير اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن :

ممكن است اطلاعاتي كه در سلول تايپ مي كنيم از عرض سلول بيشتر باشد و در هنگام تايپ ظاهرا سلول بعدي را مي كيرد . براي رفع اين مشكل مراحل زير را اانجام مي دهيم .

1- كليك بر روي سلولي كه مي خواهيم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

[SanBoY]

قالب بندي سلولها :

در Excel اين توانايي را داريم كه قالب بندي يا فرمت يك سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن و يا ... كنيم . همچنين مي توانيم دور سلول كادر بيندازيم يا رنگ زمينه آن را عوض كنيم . براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب گزينه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهاي مورد نظر

2- راست كليك روي سلولهاي انتخابي

3- انتخاب گزينه format cells

با اجراي يكي از دو روش بالا پنجره اي باز مي شود كه داراي tab هاي زير است :

الف – Number :

توسط اين tab مي توانيم اطلاعات ورودي را تعيين كنيم . اين Tab شامل گزينه هاي زير مي باشد :

- Sample : هر فرمتي را كه انتخاب كنيم ، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش مي دهد . ( حالت پيش نمايش را دارد)

- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص مي كنيم كه شامل انواع زير مي باشد :

1- Genera: اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هرگونه قالب بندي نشان مي دهد. و اگر عددي در سلول جا نشود آن را به صورت نمايي نشان مي دهد .

2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان مي دهد . در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمي شود . همچنين در اين قسمت مي توانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :

- Decimal Places : در اين قسمت مي توانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين كنيم . (به طور پيش فرض تا 2 رقم اعشار نمايش مي دهد)

- Negative Number : در اين حالت مي توانيم مشخص كنيم كه عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود . يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود . (توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل مي كند)

- Use 1000 separator : اگر در كنار اين گزينه تيك بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) مي گذارد.

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان مي دهد. در اين حالت مي توان تنظيمات زير را انجام داد :

- Symbol : نوع واحد پول را مشخص مي كنيد . در اين قسمت واحد پول كشورهاي مختلف نمايش داده شده و مي توانيم واحد دلخواه خود را انتخاب كنيم .

- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند .

Accounting: مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند .

در Currency قالب بندي اعداد منفي را داريم

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي حسابداري مي باشد و تفاوتهايي با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رايج در منتها عليه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمايش داده مي شود . در نتيجه پول هميشه در يك ستون عمودي و در هم قرار مي گيرد كه در مقايسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند.

5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان مي دهد و ما مي توانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب كنيم . مثلا مدلي را انتخاب كنيم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان مي دهد . انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند . ما مي توانيم مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد و يا ...

7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان مي دهد .

نكته : در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نمي كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنيم يا اول قالب بندي را تنظيم كنيم . ولي در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنيم ، عدد را در 100 ضرب مي كند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage كنيم ، و بعد عدد را بنويسيم ، تغييري در عدد نمي دهد .

8- Fraction : مقادير را به صورت عدد صحيح نشان مي دهد كه بدنبال آن نزديك ترين كسر به مقدار واقعي ظاهر مي شود . براي نوشتن يك عدد مخلوط كافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يك فاصله بدهيم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج كسر را بنويسيم . اگر عدد را بنويسيم ، پس از enter كردن مقدار سلول مي شود . اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند ، كافي است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنيم . در اين حالت نگاه مي كند ببيند مخرج اصلي بايد در چند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب مي كند .

9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان مي دهد . ( e به ... Enponent و به معناي 10 به توان n مي باشد . )

10- Text : مقادير به همان صورتي كه وارد شده اند نشان مي دهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي كرده باشيم ، Excel آن را به صورت متن نمايش مي دهد و مقادير آن را محاسبه نمي كند . در درسهاي قبلي گفتيم كه براي تبديل سلولهاي عددي به متني مي توانيم از علائم " ، ' و ^ و = استفاده كنيم . همچنين مي توانيم قالب آن سلول را به Textتبديل كنيم .

11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص نشان مي دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستي) براي قالب بندي كدپستي است و صفرهاي قبل از عددرا نشان مي دهد .

* zip code + 4 : (كدپستي 4+ رقم) : كدپستي يا درقالب معمولي (قالب بالا) است يا در قالب 4+ رقم در اين قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تيره (-) مي گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمي نمايش مي دهد . يعني به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان مي دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامين اجتماعي ) اعداد را در قالب كد تامين اجتماعي 10 رقمي نمايش مي دهد . با انتخاب اين قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تيره مي گذارد .

12-Custom : براي ايجاد يك قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده مي كنيم كه خارج از بحث ما مي باشد .

ب- Alignment :

توسط اين Tab مي توانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين كنيم . اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين مي كند . اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

* general : هم ترازي پيش فرض

* Left : هم ترازي داده ها در سمت چپ (استفاده براي ارقام ) (چپ چين )

* Center : هم ترازي داده ها در مركز

* Right : هم ترازي داده ها در سمت راست (براي متون) (راست چين)

* Fill : تمام سلول را با متني كه در آن نوشته شده است ، پر مي كند .

* Justify : يك تراز مناسب براي سلول در نظر مي كيرد . معمولا براي زماني است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي مي گذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم مي كند . اين گزينه شامل قسمتهاي زير است :

* Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول

* Top:هم ترازي داده ها در بالاي سلول

* Center: هم ترازي داده ها در وسط يا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز مي شوند . (بدين معني كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي مي شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است : * زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس مي توان تعيين كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليدهاي Increase و Decrease تعيين كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه مي توان آن را شكست . در نتيجه ارتفاع سطر افزايش مي يابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي كوچك مي شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد مي توان سلولهايي را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار اين گزينه تيك زد . اين عمل باعث مي شود كه اين سلول بهم پيوسته و يك سلول شوند .

ج- Font :

توسط اين قسمت مي توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است :

1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين مي كنيم .

2- Font Style : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه نوشته ها كج (Italic ) و يا توپر (Bold) يا كج و تو پر (Bold Italic ) و يا معمولي (Regular ) باشد .

3- Size : در اين قسمت سايز قلم را تعيين مي كنيم .

4-Underline : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه زير متن خط كشيده شود يا نه و نوع خطر را تعيين مي كنيم .

* None : خط نمي كشد .

* Single : خط تكي زير متن مي كشد .

* Double : دو خطي زير متن مي كشد .

* Single Accounting : تك خط زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود . (يعني تمام حروف بالاي خط كشيده مي شوند.)

* Accounting double : دو خطي زير تمام حروف كشيده و زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود .

5- Color : در اين قسمت رنگ متن را تعيين مي كنيم .

6-Effect : شامل قسمتهاي زير است :

* Strike Through : بر روي متن خط مي كشد .

* Super Script : براي بالا نويسي (توان نويسي) استفاده مي شود . اگر بخواهيم A2 بنويسيم كافي است A2 را نوشته ، سپس 2 را انتخاب منيم و اين گزينه را فعال كنيم .

* Sub Script : براي زيرنويسي (انديس نويسي) استفاده مي شود .

7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان مي دهد.

د- Border : توسط اين Tab مي توانيم حاشيه بندي انجام دهيم . كه شامل قسمتهاي زير است:

1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص مي كنيم .

2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص مي كنيم .

3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص مي كنيم .

* None : حاشيه نمي گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشيه مي گذارد.

* Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه مي گذارد.

4- Border : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه كدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد . نيز مي توانيم تعيين كنيم كه فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلئل حاشيه داشته باشد.

نكته :براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين مي كنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click مي كنيم .

هـ : Patterns : در اين قسمت مي توانيم رنگ زمينه را تعيين كنيم . كه شامل گزينه هاي زير است. :

* Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

* Pattern : در اين قسمت مي توانيم از الگوها (هاشورها) استفاده كنيم . همچنين رنگ هاشورها را تعيين كنيم .

پاك كردن قالب بندي سلولها :

براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب مي كنيم . با انجام اين كار فقط قالب بندي سلل پاك مي شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمي شود . ولي اگر A11 را انتخاب كنيم هم قالب بندي پاك مي شود و هم اطلاعات داخل سلول .

[SanBoY]

كار در كارگاه 4

1- در سلول A1 ، Helo را تايپ كنيد .

2- نگارش Helo غلط است آن را ويرايش كنيد .

3- در سلولهاي D8 و F10 اعداد 1 تا 9 را بنويسيد :

4- محتواي سلول E9 را پاك كنيد .

5- محتواي سلول E9 را برگردانيد .

6- سلول E9 را حذف كنيد :

7- كاري كنيد كه مجددا 1 تا 9 را در سلولهاي D8 تا F10 داشته باشيم :

8- سلولهاي D8 تا F10 را به J20 تا L22 كپي كنيد

9- بعد از سطر A يك سطر ايجاد كنيد .

10-اندازه ستون E را 30 كنيد .

11- پهناي كليه ستونها را 5 كنيد .

12- ستون E را مخفي كنيد .

13- در سلول A1 عدد 10 را بنويسيد .

14- ستون E را از حالت مخفي خارج كنيد :

15- در سلول B5 عبارت Ostad online را تايپ كنيد .

16- عرض سلول را به اندازه متن كنيد .

[SanBoY]

كار با Sheet ها

كار روي Sheet هاي كاري :



نامگذاري Sheet ها :

وقتي كار پوشه اي را باز مي كنيم . كاربرگها حاوي نامهاي پيش فرض Sheet 1, Sheet 2 , … هستند . براي نامگذاري Sheet ها مي توان تا حداكثر 21 كاراكتر استفاده كرد . به جز كاراكترهاي / . \ . * . ؟ . [ . ] بقيه كاراكترها مجاز مي باشند .

تغيير نام Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب گزينه Sheet

4- انتخاب گزينه Rename

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Rename

روش سوم :

دابل كليك بر روي Sheet

اضافه كردن Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet كه مي خواهيم Sheet جديد قبل از آن قرار گيرد.

2- انتخاب منوي Insert

3- انتخاب گزينه Work Sheet

4- OK

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet هايي كه مي خواهيم Sheet جديد قبل از آن قرار گيرد .

2- انتخاب گزينه Insert

3- انتخاب گزينه Work Sheet

4- Ok

حذف Sheet ها :

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب كزينه Delete Sheet

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Delete

[SanBoY]

انتقال Sheet ها در يك پوشه

روش اول :

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوي Edit

3- انتخاب گزينه move or copy sheet

4- در پنجره باز شده در كادر Before sheet نام Sheet هايي را كه مي خواهيم اين Sheet قبل از آن قرار گيرد انتخاب مي كنيم يا اگر مي خواهيم به انتها انتقال دهيم ، Move to end را انتخاب مي كنيم .

5- OK

روش دوم :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزينه Move or Copy

3- در پنجره باز شده در كادر Before Sheet نام Sheet يي را كه مي خواهيم اين Sheet قبل از آن قرار گيرد انتخاب مي كنيم .

4- OK

كپي كردن Sheet ها در يك پوشه :

مانند انتقال Sheet ها مي باشد فقط كافي است در انتها در كنار Create a copy تيك بزنيم .

انتقال یک Sheet از book هائی به book ديگر :

1- راست كليك بر روي Sheet

2- انتخاب گزینه move or copy sheet

3- در كادر To Bookنام فايل مورد نظر را كه مي خواهيم Sheet را به آن انتقال دهيم انتخاب مي كنيم .

4- در قسمت Before Sheet هم نام Sheet هايي راكه مي خواهيم Sheet انتقالی قبل از آن قرار گيرد ، انتخاب مي كنيم .

5- OK

كپي كردن Sheet هاي از يك كار پوشه به كار پوشه ديگر :

تمام مراحل ماند انتقال است فقط در كادر Create a copy تيك مي زنيم .

تذكر : بايد توجه داشته باشيم كه Book ئي كه مي خواهيم فايل را به آن منتقل يا كپي كنيم حتما باز باشد .