ICDL4 - آموزش کامپیوتر گام به گام قسمت 4 - آموزش Excel

[SanBoY]

مديريت كارپوشه - Book

ايجاد يك Book جديد :

براي ايجاد يك فايل جديد يا يك Bookجديد به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم .

روش اول : كليك بر روي آيكون New

روش دوم: Ctrl + N (يك Book خالي ) Blank Work Book - Task Pam ظاهر مي شود - New - File


بستن يك Book باز :

روش اول : كليك بر روي آيكون Close موجود در انتهاي نوار منو

روش دوم : File - Close

ممكن است با بستن يك فايل ظاهر شود كه مي پرسد مي خواهيد فايل را ذخيره كنيد يا نه اگر No را بزنيد فايل را دخيره نمي كند . آن را مي بندد. اگر Yes را بزنيم فايل را ذخيره مي كند و آن را مي بندد كه در درسهاي بعد با ذخيره كردن فايل آشنا مي شويم .


خروج از محيط Excel :

1- كليك بر روي آيكون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File - Exit

3- Alt+f4

[SanBoY]

ذخيره كردن Book ايجاد شده

1- به يكي از سه روش زير Save را انتخاب مي كنيم :

الف) Icon Save

ب) File - Save

ج) Ctrl+ S

2- پنجره اي باز شده كه شامل قسمتهاي زير است :

الف ) در سمت چپ صفحه تابلوي ديده مي شود كه براي دسترسي سريع به قستهاي اصلي Win ، مثل My Computer , My Document, Desktop است. كافي است بر روي گزينه مورد نظر كليك كرده تا در صفحه سفيد رنگ مقابل محتويات آن پوشه را ببينيم .

ب) Save in : در اين قسمت مسير ذخيره مكردن فايل را مشخص مي كنيم ، به طور پيش فرض فايلها در My Document ذخيره مي شوند .

ج) File Name : نام فايل را تايپ مي كنيم . به طور پيش فرض فايلها با اسامي Book1 ، Book2 و ... ذخيره مي شوند .

د) Create New Folder : ممكن است بخواهيم فايل ها را در پوشه جديدي قرار دهيم براي اين كار ابتدا يا Save in مسير مورد نظر را انتخاب كرده سپس برروي اين آيكون كليك مي كنيم . پنجره اي باز مي شود و نام پوشه را مي خواهد . نام پوشه را تايپ كرده و Ok مي كنيم . پس از انجام تنظيمات بالا بر روي دكمه Save پنجره كليك مي كنيم .


ذخيره كردن Book ذخيره شده با نام ديگر :

در منوي File علاوه بر Save گزينه save as هم وجود دارد. تفاوت اين دو گزينه چيست ؟

براي بار اول ذخيره سازي يك Book اين در هيچ تفاوتي با هم ندارند. بر روي هر كدام كه كليك كنيم پنجره Save as باز مي شود. ولي براي دفعات بعد (بعد از اينكه Book را ذخيره كرديم) اگر Save را انتخاب كنيم، ديگر پنجره اي باز نمي شود، و تغييرات بر روي فايل با همان نامي كه انتخاب كرده ايم ذخيره مي شود ولي اگر Save as را انتخاب كنيم مجدداً پنجره Save as باز شده و مي توانيم فايل را با نام ديگر يا در مسير ديگر يا با نام ديگر و در مسير ديگر ذخيره كنيم.

تذكر : وقتي فايلي را با نامي ذخيره مي كنيم اين فايل در نوار عنوان ظاهر مي شود.

ذخيره كردن Book روي ديسكت:

براي ذخيره كردن يك فايل بر روي ديكست بايد در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، :3.5 floppy A را انتخاب كنيم .



ذخيره كردن Book با فرمت مناسب براي صفحات وب :

اگر بخواهيم فايل Excel را با فرمتي ذخيره كنيم كه مانند يك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser ديد، كافي است مراحل زير را انجام دهيم:

1- انتخاب منوي File

2- انتخاب گزينه as a web page save

نكته :

در اين حالت فايل با پسوند .htm ذخيره مي شود .

[SanBoY]

بازسازي Recovery Document

اگر Excel با مشكلي مواجه شود، در صدد ذخيره كردن كارپوشه هاي باز در هنگام برخورد با مشكل بر مي آيد در اين حالت اگر دوباره اكسل را شروع كنيم پنجره Document Recovery باز شده و كليه كارپوشه هايي كه باز بوده اند را نمايش مي دهد. كافي است بر روي كارپوشه مورد نظر كليك كرده تا باز شود. در مقابل نام كار پوشه دو عبارت ممكن است ديده شود :

1- [Recover] : اگر اين عبارت نشان داده شده باشد به اين معناست كه Excel موفق به ذخيره كردن فايل شده است .

2- [original] اگر اين عبارت نشان داده شده باشد به اين معناست كه اين فايل ، فايل با آخرين نسخه ذخيره شده است. و Excel در هنگام بروز مشكل آن را ذخيره نكرده است زيرا يا بعد از آخرين ذخيره ، تغييري نكرده است و يا تغييرات انجام شده ولي نتوانسته ذخيره كند.

تذكر : ممكن است با هر دو عنوان فايل ديده شود مي توانيم حالت Recovery را باز كرده و با فايل اصلي مقايسه كنيم و سپس ذخيره كنيم .

[SanBoY]

باز كردن صفحه ذخيره شده

مي خواهيم فايلي را كه قبلا ذخيره كرده ايم دوباره بياوريم براي اين كار :

1- پنجره Open را به يكي ار روشهاي زير باز مي كنيم :

الف : Icon Open

ب: File - Open

ج: Ctrl + o


2- پنجره اي باز مي شود كه پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهاي زير است:

الف : Look in در اين قسمت مسيري كه فايل را در آن ذخيره كرده ايم انتخاب مي كنيم .

ب: Icon View : كليك بر روي اين Icon منويي ظاهر مي شود كه حالتهاي مختلف نمايش فايلها و پوشه هاي موجود در مسير انتخاب شده را نمايش مي دهد و شامل حالت هاي زير است :

1- Thumbnails : اين حالت مناسب فايلهاي تصويري بوده و تصوير را نمايش مي دهد .

2- Tiles : پوشه ها و فايلهاي موجود را به صورت كاشي وار در دو ستون نمايش مي دهد .

3- Icons : پوشه ها و فايلهاي موجود را در 6 ستون نمايش مي دهد.

4- List : پوشه ها و فايلهاي موجود را در 15 سطر نمايش مي دهد .

5- Details : پوشه ها و فايلهاي موجود را با جزئياتشان نمايش مي دهد . در حالتهاي قبل فقط نام فايلها نمايش داده مي شود ولي در اين حالت علاوه بر نام فايل ، سايز آن ، نوع و تاريخ ويرايش آن نمايش داده مي شود .

6- Properties : با انتخاب اين گزينه پنجره ي Open به دو تابلو تقسيم شده در تابلو سمت چپ نام فايل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصيات فايل مثل شخص ايجاد كننده آن ، تاريخ تغييرات ، نام كمپاني و ... نمايش داده مي شود .

7- Preview : پيش نمايش از فايل ، نمايش داده مي شود .

نكته :
براي بعضي از فايلها با انتخاب اين گزينه در تابلو سمت راست پيام Preview not available نمايش داده مي شود . براي رفع اين مشكل بايد بر روي فايل باز عمليات زير را انجام دهيم :

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عمليات بالا ، مجددا برروي آيكن Save ، كليك كنيد .

تذكر : در صورتي كه بخواهيم هر روز از كار پوشه اي استفاده كنيم و بخواهيم به طور خودكار با باز كردن Excel اين كار پوشه باز شود و كافي است آن را در پوشه XL start قرار دهيم. اين پوشه در هنگام نصب Excel ساخته مي شود و مسير آن يكي از دو مسير زير است .

C:/document and setting\ئي كه در آن هستيم User \application data \ يا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start

[SanBoY]

كار در كارگاه 3

1- يك Book جديد باز كنيد .

2- اين فايل را بنديد .

3- از محيط Excel خارج شويد .

4- وارد محيط Excel شويد .

5- در سلول A5 ، عدد 5 را بنويسيد.

6- اين فايل را با نام T1 در درايو E در پوشه جديدي با نام Test ذخيره كنيد .

7- در سلول A10 عدد 20 را بنويسيد .

8- فايل را ذخيره كنيد .

9- در سلول A15عدد 30 را بنويسيد.

10- فايل را با تغييرات جديد در درايو D با نام T2 ذخيره كنيد .

11- فايل Test را باز كنيد .

12- كليه فايلهاي باز را بنديد .

[SanBoY]

كار با سلولها

ويرايش سلول :

اگر بر روي سلولي كه مطلبي در آن تايپ شده كليك كنيم و بخواهيم قسمتي از آن را ويرايش كنيم كليد متني سلول پاك مي شود و براي رفع اين مشكل به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول : بر روي سلول كليك كرده و سپس در نوار فرمول كليك كرده ويرايش را انجام مي دهيم .

روش دوم : بر روي سلول Double كليك كرده و ويرايش را انجام مي دهيم.

ويرايش صفحات كاري :

انتخاب يك يا چند خانه :

1- توسط صفحه كليد :

- براي انتخاب يك خانه كافي است با مكان نما بر روي آن برويم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است ئكمه Shift را پايين نگه داشته و با مكان نما بر روي آن حركت كنيم .

- براي انتخاب سطر جاري كافي است كليدهاي shift + spacebar را بفشاريم .

- براي انتخاب ستون جاري كافي است كليدهاي Ctrl + Spacebar را بزنيم .

براي انتخاب كاربرگ جاري كافي است كليدهاي Ctrl + shift + spacebar را بزنيم و يا Ctrl + A را مي زنيم .

2- توسط ماوس :

- براي انتخاب يك خانه كافي است با ماوس بر روي آن كليك كنيم .

[SanBoY]

انتخاب يك يا چند خانه :

1- توسط صفحه كليد :

- براي انتخاب يك خانه كافي است يا جهت نما (Arrow Key ) بر روي آن برويم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است دكمه Shift را پايين نگه داشته و با كليدهاي جهت نما بر روي آن حركت كنيم .

- براي انتخاب سطر جاري كافي است كليدهاي Shift + Spacebar را بفشاريم .

- براي انتخاب يك ستون كافي است كليدهاي Ctrl + Spacebar را بزنيم .

- براي انتخاب كاربرگ جاري كافي است كليدهاي Ctrl + Shift + Spacebar را بزنيم.

2- توسط ماوس

- براي انتخاب يك خانه كافي است با ماوس بر روي آن كليك كنيم .

- براي انتخاب تعدادي خانه مجاور كافي است دكمه سمت چپ ماوس را پايين نگه داشته و روي خانه ها Drag كنيم .

- براي انتخاب يك سطر كافي است روي شماره سطر كليك كنيم .

- براي انتخاب يك ستون كافي است روي حرف ستون كليك كنيم .

- براي انتخاب يك كاربرگ كافي است بر روي سلول * كليك كنيم .

نكته :

براي انتخاب تعدادي خانه غير مجاور با ماوس به تنهايي يا صفحه كليد به تنهايي نمي توان انتخاب را انجام داد و بايد از ماوس و صفحه كليد، هر دو استفاده كنيم . براي اين كار كافي است كليد Ctrl را پايين نگه داشته و روي خانه هاي مورد نظر كليك كنيم .

دستور برگشت :

مي توانيم عمل انجام شده را برگردانيم . فرض كنيد در سلول A1 عدد 10 را مي نويسيم و سپس آن را پاك مي كنيم . اگر در اين زمان از دستور Undo استفاده كنيم. عدد 10 بر مي گردد. براي استفاده از Undo به يكي از روشهاي زير عمل مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Undo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + Z

روش سوم :

استفاده از آيكون Undo در نوار ابزار Standard

دستور Redo :

با اين دستور مي توانيم عمل Undo را برگردانيم . براي اجراي اين دستور به يكي ار روشهاي زير عمل مي كنيم :

روش اول :

1- منوي Edit

2- انتخاب Redo

روش دوم :

فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + Y

روش سوم :

استفاده ار آيكون Redo در نوار ابزار Standard

[SanBoY]

کپی ، نسخه برداري و انتقال سلولها


نسخه برداري از سلولها :

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

2- به يكي از روشهاي زير Copy را انتخاب مي كنيم

الف – استفاده ار آيكون كپي

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Copy

ج – راست كليك بر روي موضوع و انتخاب گزينه Copy

د- فشردن همزان كليدهاي Ctrl + C

3- كليك بر روي مكاني كه مي خواهيم اطلاعات اضافه شوند.

4- با يكي از روشهاي زير Paste را انتخاب مي كنيم :

الف- استفاده از آيكون Paste

ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Paste

ج- راست كليك بر روي موضوع و انتخاب گزينه Paste

د- فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + V

[SanBoY]

انتقال سلولها :

عمل انتقال مشابه عمل كپي است با اين تفاوت كه در انتقال، اطلاعات از مبدا به مقصد منتقل شده و ديگر مبدا اطلاعات وجود ندارند ولي در Copy يك نسخه از اطلاعات مبدا به مقصد منتقل مي شود . بنابراين هم در مبدا و هم در مقصد اطلاعات را داريم.

1-انتخاب موضوعات مورد نظر

2- به يكي از روشهاي زير Cut را انتخاب مي كنيم :

الف – استفاده از آيكون Cut

ب- انتخاب منوي Edit *، گزينه Cut

ج- راست كليك بر روي موضوع مورد نظر و انتخاب گزينه Cut

د- فشردن همزمان كليدهاي Ctrl + X

3- كليك بر روي محل انتقال موضوعات

4- به يكي از روشهاي گفته شده در حالت قبل گزينه Paste را انتخاب مي كنيم .

تذكر : وقتي كه Copy يا Cut را انتخاب مي كنيم، كادر چشمك زن به دور سلولهاي انتخابي ديده مي شود تا زماني كه اين كادر وجود واشته باشد ، Paste امكان پذير است. و زماني كه اين كادر چشمك زن از بين رفت عمل Paste انجام نمي شود . (تفاوت Excel با Word ) زماني اين كادر چشمك زن از بين مي رود كه ما عمل ديگير انجام دهيم .

اگر بخواهيم اطلاعاتي Copy يا Cut شده را داشته باشيم و دوباره از آنها استفاده كنيم ، مراحل زير را انجام مي دهيم .

1- انتخاب منوي Edit

2- انتخاب Office clipboard

3- در Task Pan منوي Clipboard ظاهر مي شود و ما مي توانيم در يك لحظه 24 مورد را در Clipboard نگه داريم و از آن استفاده كنيم .

4- موردي را كه مي خواهيم Paste كنيم انتخاب مي كنيم (در پنجره Clip Board)

5- در محل مورد نظر روي Sheet كليك مي كنيم . 6- Paste مي كنيم .

اگر بخواهيم همه موضوعات موجود در Clip board يك باره Paste شود كافي است در برنامه Clipboard روي Paste Cell ، كليك كنيم .

تذكر : اگر بر روي يك موضوع دوبار Ctrl+c را پشت سر هم بفشاريم . پنجره Clipboard باز مي شود .

[SanBoY]

حذف سلول

پاك كردن سلول و حذف سلول :

در Excel دو مفهوم براي حذف داريم ، يكي حذف محتويات يا به اصطلاح درست تر پاك كردن محتويات سلول و يكي حذف سلول ، در پاك كردن محتويات فقط محتويات سلول پاك شده و خود سلول برجاي ماند ولي در حذف سلول در حقيقت تكه انتخاب شده به طور كامل حذف مي شود. در اين حالت خود سلول و محتويات آن از بين مي روند حال به توضيح اين در مورد مي پردازيم .

پاك كردن محتويات خانه ها :



روش اول :

1- خانه هاي مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

2- از منوي Edit ، گزينه Clear را انتخاب مي كنيم .

3- زير منويي باز مي شود كه از آن Content را انتخاب مي كنيم .


روش دوم :

1- سلول را انتخاب كرده

2- دكمه del صفحه كليد را مي زنيم .

روش سوم :

1- بر روي سلول كليك راست كرده

2- Clear Content را انتخاب مي كنيم .

حذف سلول :

1- انتخاب سلول هاي مورد نظر

2- انتخاب Delete به يكي از روشهاي زير :

الف – Edit - delete

ب – R.C - delete

3- بايد دقت داشته باشيم در اين مرحله سلول ها حذف مي شوند و در نتيجه به جاي آنها حفره ايجاد مي شود كه بايد سلولهاي اطراف جايگزين اين فضاي خالي شوند. پس براي پر كردن فضاي خالي در اين مرحله متوني ظاهر شده كه شامل گزينه هاي زير است.

الف – Shift Cell Left :

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاك شده به جاي آن مي شود .

ب- Shift Cells Up :

خانه زيرين خانه پاك شده را بجاي آن منتقل مي كند .

ج- Entire Row :

سطر زيرين خانه پاك شده را به جاي سطري كه خانه پاك شده در آن قرار دارد منتقل مي كند.

د- Entire Column :

ستون سمت راست خانه پاك شده را به جاي ستوني كه خانه پاك شده در آن قرار دارد منتقل مي كند .

نكته :

اگر محيط فارسي بجاي ستون سمت راست ، ستون سمت چپ جايگزين مي شود .